Assistant.e de direction Ressources

Publié il y a 4 jours

Le descriptif ci-dessous décrit la nature générale des fonctions qui doivent être exercées par le titulaire. Il ne s’agit cependant pas d’une liste exhaustive de toutes les missions pouvant être rattachées à cette fonction. Cette description de poste est par nature évolutive dans le temps.

1/ Direction / Service : Direction des Ressources

2/ Intitulé du poste : Assistant.e de direction

3/ Mission : Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction des ressources. Assiste la DGA ressources et les responsables de services de la direction (4). Apporte une aide permanente en matière de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers confiés.

4/ Lieu(x) de travail :

Communauté de Communes du Val d’Essonne – Parvis des Communautés – 91610 Ballancourt sur Essonne et déplacements fréquents sur tout le territoire CCVE

5/ Horaires : 9h00 - 18h du lundi au jeudi et 9h00 – 17h00 le vendredi - Poste à temps complet

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Filière : Administrative

Cadre d’emploi : Adjoint administratif, rédacteur

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Situation du poste dans l'organisation

1/ Fonction(s) du/des supérieur(s) hiérarchique(s) : La directrice générale adjointe en charge des ressources

2/ Fonction(s) du/des subordonné(s) : Néant

3/ Autres relations de travail (services, organismes) : les services de la direction ressources, les autres services de la collectivité, les prestataires, les partenaires institutionnels, les autres collectivités

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Activités principales

En qualité d’assistante de la directrice générale adjointe, du service administration générale et des chefs de services de la DGA :

  • Assurer la gestion de l’agenda de la DGA : organiser et prendre les rendez-vous en fonction des priorités définies par la DGA, suivi de la planification des réunions, des différents RV extérieurs et internes, envoi de mails, d’invitations, de courriers

  • Réaliser et mettre en forme de travaux bureautiques pour la DGA et les chefs de services :

    • prendre, rédiger des notes et mettre en forme tous types de courriers via l’outil Maarch (mise en forme, enregistrement et envoi),

    • organiser le classement et l’archivage des dossiers,

    • réaliser des documents de forme et contenu divers,

    • gérer et actualiser les bases de données des services,

    • rechercher des informations, notamment réglementaires,

    • vérifier la validité des informations traitées,

    • utiliser l’outil informatique et les logiciels du pack office (y compris outlook),

    • rédiger des compte rendus et PV de réunions,

    • préparer sur le plan administratif les réunions : préparation des dossiers, réservation de salle, préparation des réunions dématérialisées avec le service informatique

  • Préparer des dossiers pour les instances : mise en forme des délibérations, rédaction des convocations, transmission dans le respect des délais,

  • Gérer et suivre les envois en Préfecture de façon dématérialisée (délibérations, arrêtés, décisions), dans les communes, aux partenaires,

  • Mettre à jour des tableaux de suivi du service (élus, DGS, partenaires) sur tous les supports nécessaires (Excel, outlook, Dematis),

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Activités secondaires

  • Relais du poste d’accueil général en alternance avec les autres assistantes de la collectivité :

    • Accueil téléphonique, physique et information des usagers

    • Traitement du courrier arrivé et départ

  • Remplacement des 2 autres assistantes de direction en cas d’absence

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Connaissances et aptitudes requises pour occuper le poste - Niveau de technicité

1/ Connaissances de base et diplômes/spécialités détenues (savoirs) :

  • Profil d’assistante de direction expérimentée

  • Maitrise de l’outil informatique, des logiciels bureautiques, d’Outlook

  • Techniques de communication

  • Techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction de courriers, gestion de planning, de RV etc.)

2/ Qualités personnelles (savoir être) :

  • Organisation, réactivité, discrétion

  • Rigueur, capacité d’adaptation aux différents publics

  • Capacité d’écoute, de reformulation, diplomatie

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Responsabilités et niveau d'autonomie

1/ Responsabilités : Garant de l’image du service public

2/ Niveau d’autonomie sur le poste : autonomie avec compte rendu régulier au supérieur hiérarchique

3/ Responsabilité hiérarchique : Néant

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Contraintes du poste

1/ Particularités du poste (complexité, difficulté d’organisation…) : Pics d'activités, grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public, tenue vestimentaire en adéquation avec la mission de service public.

2/ Contraintes liées au poste et au besoin du service public : Nécessité de continuité de service (organisation des congés avec les 2 autres assistantes de direction)

3/ Moyens et équipements utilisés : Téléphone, ordinateur, bureau partagé, machine à affranchir, à mettre sous pli.

4/ Horaires (astreintes éventuelles) : Présence lors des Bureaux et Conseils en remplacement de l’Assistante de secteur si elle est absente.

5/ Sécurité : Néant

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Procédure de recrutement :

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Merci d’adresser votre CV accompagné d’une lettre de motivation à l’attention de :

Monsieur le Président

Communauté de communes du Val d’Essonne

Par mail : recrutement@ccvalessonne.com

Dans le cadre de sa politique d’accueil et d’intégration des travailleurs handicapés, la CCVE facilite leur accès aux emplois territoriaux.

Temps plein

Disponible

Parvis des communautés
91610 Ballancourt-sur-Essonne
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